Beskrivning av handlingsoffentligheten

Denna beskrivning av justitiekanslersämbetets handlingsoffentlighet har upprättats i enlighet med 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) för att uppfylla principen för handlingsoffentlighet och offentlighetsprincipen. Beskrivningens syfte är att ge en allmän bild av hurudant informationsmaterial och ärenderegister ämbetsverket har, hur informationshanteringen är strukturerad och hur man kan få tillgång till information och dokument som finns i ämbetsverkets informationsmaterial.

Genom beskrivningen av handlingsoffentligheten genomförs offentlighetsprincipen och transparensen i den offentliga förvaltningen samt främjas tillgången till offentlig information och offentliga handlingar. Med hjälp av beskrivningen strävar man efter att underlätta individualiseringen av en informationsbegäran och själva begäran om information till justitiekanslersämbetet.

Justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem innehåller metadata som beskriver ärendehanteringen gällande ärenden som anhängiggjorts och de personer som anhängiggjort ärendena (namn och kontaktuppgifter) samt gällande ärendenas behandlingsskede och avgöranden, liksom även gällande handlingarna i varje enskilt ärende. Justitiekanslersämbetet tog i bruk ett nytt ärendehanteringssystem den 18 maj 2020, då ämbetsverket helt gick över till elektronisk ärendehantering. Ärendehanteringssystemets namn är OKV-Vahva och det ingår i samma helhet som ministeriernas och Republikens presidents kanslis Vahva-ärendehanteringssystem. OKV-Vahva fungerar dock separat från de övriga systemen.

Ärendehanteringssystemet innehåller ärenden som gäller ämbetsverkets interna verksamhet (förvaltnings-, ekonomiförvaltnings- och personalärenden) samt ärenden som gäller laglighetsövervakningen. Systemet utgörs av följande i ämbetsverkets informationsstyrningsplan beskrivna huvudklassvisa ärendekategorier:

  • förvaltningsärenden
  • klagomål
  • laglighetskontroll i fråga om statsrådet
  • övervakning av domstolarnas verksamhet
  • övervakning av åklagarnas verksamhet
  • övervakning av advokaternas verksamhet
  • övervakning av rättegångsbiträden med tillstånd
  • övervakning på eget initiativ
  • myndigheternas meddelanden

I ärendehanteringssystemet kan man utföra sökningar på exempelvis den persons namn som anhängiggjort ett ärende, föremålet för ärendet, typ av avgörande, uppgiftskategori och ärendets tidsfrist. Informationsmaterialet i justitiekanslersämbetets ärendehanteringssystem är inte tillgängligt via ett öppet tekniskt gränssnitt.

Utöver ärendehanteringssystemet har ämbetsverket även informationsmaterial som omfattar personal- och ekonomiärenden (statsförvaltningens gemensamma Kieku-system, som upprätthålls av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, Palkeet). Ansökningar vid tillsättande av tjänster behandlas i tjänsten Valtiolle.fi som upprätthålls av Palkeet. Justitiekanslersämbetet svarar på en begäran om information gällande informationsmaterial som hanteras i dessa system.

En begäran som gäller information eller handlingar riktas till justitiekanslersämbetets registratur, i första hand per e-post (kirjaamo@okv.fi). Registraturens övriga kontaktuppgifter är: telefon 02951 62902 och postadress Justitiekanslersämbetet, PB 20, 00023 STATSRÅDET. En informationsbegäran riktad till justitiekanslersämbetet kan även lämnas till statsrådets distributionscentral på adressen Riddaregatan 2 B, Helsingfors (öppettid kl. 8-16.15).

Frågor om handlingars offentlighet när det gäller anhängiga ärenden avgörs av den inom ämbetsverket vars uppgift det är att avgöra det anhängiga ärendet (justitiekanslern, biträdande justitiekanslern eller biträdande justitiekanslerns ställföreträdare).  Handlingsoffentligheten i fråga om redan avslutade ärenden avgörs av justitiekanslersämbetets kanslichef.

En avgift kan uttas för kopior av handlingar och utskrifter enligt vad som bestäms i 34 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och i justitiekanslerns i statsrådet beslut om justitiekanslersämbetets prestationer som är avgiftsbelagda (17.11.2005). Ämbetsverket har för avsikt att revidera sitt beslut om prestationer som är avgiftsbelagda inom en nära framtid.

Avgöranden inom justitiekanslerns laglighetsövervakningspraxis publiceras på justitiekanslersämbetets webbsidor på finska och svenska (www.okv.fi) och i publikationssystemet Finlex i databasen Justitiekanslern i statsrådet (www.finlex.fi/fi/viranomaiset/foka) på finska och svenska.