Rondo

Rekisterinpitäjä

Oikeuskanslerinvirasto

Käyntiosoite Snellmaninkatu 1, HELSINKI

Postiosoite PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Puhelin 0295 162 902 (kirjaamo)

Sähköposti kirjaamo(at)okv.fi

Tietosuojavastaava

Pekka Liesivuori

Postiosoite PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Sähköposti tietosuojavastaava(at)okv.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Rondo on sähköinen laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä, jolla käsitellään ja arkistoidaan oikeuskanslerinvirastoon lähetetyt kotimaan ja ulkomaan laskut.

Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c –alakohta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Ostolaskuissa näkyy tilaajan nimi sekä tilaajan yksikkö, osasto tai ryhmä ja laskun käsittelijän nimi, jos tilaaja ei ole sama henkilö. Ostolaskutietojen liitteenä voi olla esimerkiksi nimilista vieraista, jotka ovat osallistuneet tiettyyn tilaisuuteen ja, joiden tapaamiseen kustannus liittyy. Tyypillisesti tällaisia tietoja ovat laskut kahvitarjoilusta tai ravintolalaskut.

Maksuliikenteeseen liittyvät henkilötiedot, joita voivat olla nimi, osoitetiedot ja pankkiyhteys.

Järjestelmän käyttäjistä tallentuvat seuraavat tiedot: etu- ja sukunimi, käyttäjätunnus, Virtutunnus, virkasähköpostiosoite, käyttöoikeuden alku- ja loppumispäivämäärä ja käyttäjärooli.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oikeuskanslerinviraston henkilökunta käsittelee henkilötietoja virkatehtävissään, laskuja käsittelevät lisäksi valtioneuvoston kanslian ja Palkeiden henkilöt.

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika

Laskujen tiedot poistetaan arkistosäännön mukaisesti (laissa määritelty ostolaskujen säilytysaika), samalla poistetaan laskujen liitteet, joissa on esimerkiksi nimilistoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisteröityä koskevien epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja, ottaen huomioon tietojen käsittelyn tarkoitus, oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Rekisteröity voi pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.