Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmä Mahti

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmä Mahtiin tallennetaan asiankäsittelyn edellyttämät tiedot, mukaan lukien asiaan liittyvät henkilötiedot, oikeuskanslerinvirastoon sähköisesti toimitetut asiankäsittelyyn liittyvät asiakirjat ja tieto paperimuotoisena tulleista asiakirjoista sekä oikeuskanslerinvirastossa laaditut asiakirjat.

Rekisterinpitäjä

Oikeuskanslerinvirasto

Käyntiosoite Snellmaninkatu 1, HELSINKI

Postiosoite PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Puhelin 0295 162 902 (kirjaamo)

Sähköposti kirjaamo(@]okv.fi

Tietosuojavastaava

Pekka Liesivuori

Postiosoite PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Sähköposti tietosuojavastaava(at)okv.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään oikeuskanslerin laissa säädetyn laillisuusvalvontatehtävän suorittamiseksi ja oikeuskanslerinvirastolle kuuluvien työnantaja- ja viranomaistehtävien toteuttamiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c –alakohta ja mahdollisen asiakirja-aineistoon sisältyvän eriytyisiin henkilötietoryhmiin kuuluvan tiedon osalta yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g -alakohta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Asianhallintajärjestelmässä käsitellään oikeuskanslerinvirastossa käsiteltäviin asioihin ja asiakirjoihin liittyviä nimi- ja yhteystietoja sekä asian ja asiakirjojen yksilöinti- ja käsittelytietoja. Oikeuskanslerinvirastoon toimitettuihin ja asianhallintajärjestelmään tallennettuihin asiakirjoihin voi sisältyä mitä hyvänsä henkilötietoja.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oikeuskanslerinviraston henkilökunta käsittelee henkilötietoja virkatehtävissään. Lisäksi eduskunnan oikeusasiamiehen kanslian kirjaamolla on valtioneuvoston oikeuskanslerin ja eduskunnan oikeusasiamiehen tehtävien jaosta annetun lain toteuttamiseksi pääsy asianhallintajärjestelmän tietoihin asiakirja-aineistoa lukuun ottamatta.

Asianhallintajärjestelmän tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika

Asian vireillepanijan nimi ja yhteystiedot ja asian käsittelytietoihin lisätyt osapuolten nimi- ja yhteystiedot säilytetään pysyvästi.

Asiakirjoihin liittyvät henkilötiedot ja sähköiset asianhallintajärjestelmään tallennetut asiakirjat säilytetään oikeuskanslerinviraston arkistosäännössä määritelty aika.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisemista ja, ottaen huomioon tietojen käsittelyn tarkoitus, oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Rekisteröity voi pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.

Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.