Sisäministeriössä puutteita salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyssä

21.11.2019

Apulaisoikeuskansleri Mikko Puumalainen on antanut sisäministeriölle huomautuksen virheellisestä menettelystä salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyssä. Sisäministeriössä on menetelty säännösten ja määräysten vastaisesti suojaustasoon II luokiteltujen asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa. Lisäksi osa kyseiseen suojaustasoon kuuluvista asiakirjoista näyttää jääneen pysyvästi kadoksiin.

Asia tuli ilmi apulaisoikeuskanslerin pyydettyä sisäministeriöstä salaisten tiedonhankintakeinojen ja niiden suojaamisen käytöstä ja valvonnasta annetut sisäministeriön kertomukset vuosilta 2012 ja 2017 liitteineen. Sisäministeriö ilmoitti, että vuoden 2012 kertomuksen suojaustasoon II luokiteltua liiteaineistoa ei löytynyt ministeriön salaisesta arkistosta tai muualtakaan ministeriöstä.

Apulaisoikeuskansleri piti erityisen huolestuttavana sitä, että kadoksiin jääneet asiakirjat oli luokiteltu suojaustasoon II. Kyseistä suojaustasoa käytetään säännösten mukaan silloin, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. Apulaisoikeuskansleri korosti kuitenkin, ettei tapauksessa ollut aihetta epäillä, että asiakirjoihin sisältyneitä tietoja olisi katoamisen myötä oikeudettomasti paljastettu tai käytetty. Toisaalta tällaista mahdollisuutta ei voinut myöskään poissulkea.

Sisäministeriön antamassa selvityksessä on todettu, että aineisto on mahdollisesti saapunut suoraan asiaa käsitelleelle virkamiehelle ja hän on mahdollisesti unohtanut huolehtia saapuneen aineiston rekisteröimisestä kirjaamoon. Valtioneuvoston kanslian tiedonhallintayksikkö toteaa apulaisoikeuskanslerille antamassaan selvityksessä, että koko sisäministeriön osalta on usean vuoden ajalta tullut rekisteröidyksi vain yksittäisiä asiakirjoja salassa pidettävien asiakirjojen rekisteriin.

Apulaisoikeuskansleri pitää myönteisenä sitä, että sisäministeriössä on ryhdytty toimenpiteisiin ministeriön menettelyssä ilmenneiden puutteiden korjaamiseksi. Hän myös kannattaa Valtioneuvoston kanslian tiedonhallintayksikön ehdottaman selvitystyön tekemistä, jossa selvitettäisiin, onko kaikki sisäministeriön virkamiesten hallussa olevat suojaustasoon II luokitellut asiakirjat rekisteröity ja arkistoitu asianmukaisesti. Apulaisoikeuskanslerin mukaan on hyvä varmistua siitä, että asiakirjojen käsittelyssä ilmenneet puutteet ovat sisäministeriössä vain yksittäisiä poikkeuksia ja, että ministeriössä menetellään muuten asianmukaisesti suojaustasoon II luokiteltujen asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa. Apulaisoikeuskansleri pyytää sisäministeriötä ilmoittamaan tammikuun 2020 loppuun mennessä mahdollisista toimenpiteistään tässä asiassa.

Ratkaisu: OKV/4/50/2019 Sisäministeriön menettely asiakirjojen käsittelyssä ym.

Esittelijä:

esittelijäneuvos Markus Löfman, puh. 02915 62539, etunimi.sukunimi@okv.fi

« Takaisin