Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä oikeuskanslerinviraston asiakirjajulkisuuskuvaus on laadittu julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaisesti asiakirjajulkisuuden ja julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi. Kuvauksen tavoitteena on antaa yleiskuva siitä, millaisia tietoaineistoja ja asiarekistereitä virastolla on, miten viraston tiedonhallinta on jäsentynyt ja miten viraston tietoaineistoihin sisältyviä tietoja ja asiakirjoja voi saada käyttöön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksella toteutetaan julkisuusperiaatetta ja julkisen hallinnon avoimuutta sekä edistetään pääsyä julkisiin tietoihin ja asiakirjoihin. Kuvauksella pyritään helpottamaan tietopyyntöjen yksilöimistä ja niiden tekemistä oikeuskanslerinvirastolle.

Oikeuskanslerinviraston asianhallintajärjestelmä sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot vireille pannuista asioista ja vireille panijoista (nimi ja yhteystieto) sekä asioiden käsittelyvaiheista ja ratkaisuista samoin kuin niihin liittyvistä asiakirjoista. Oikeuskanslerinvirasto otti käyttöön uuden asianhallintajärjestelmän 18.5.2020, jolloin virastossa siirryttiin kokonaan sähköiseen asiankäsittelyyn. Asianhallintajärjestelmä on nimeltään OKV-Vahva, ja se on samaa kokonaisuutta ministeriöiden ja tasavallan presidentin kanslian Vahva-asianhallintajärjestelmien kanssa. OKV-Vahva toimii kuitenkin näistä järjestelmistä erillisenä.

Asianhallintajärjestelmä sisältää viraston sisäistä toimintaa (hallinto-, taloushallinto- ja henkilöstöasiat) sekä laillisuusvalvontatoimintaa koskevat asiat. Järjestelmä muodostuu seuraavista, viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisista pääluokittain järjestyneistä asiaryhmistä:

  • hallintoasiat
  • kanteluasiat
  • valtioneuvoston valvonta
  • tuomioistuinten valvonta
  • syyttäjien valvonta
  • asianajajien valvonta
  • lupalakimiesten valvonta
  • oma-aloitteinen valvonta
  • viranomaisten ilmoitukset

Asianhallintajärjestelmästä voidaan tehdä hakuja esimerkiksi asian vireille panijan nimellä, asian kohteella, ratkaisutyypillä, tehtäväluokilla ja asian määräpäivällä. Oikeuskanslerinviraston tietoaineistoja ei ole asianhallinnasta saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Viraston asianhallintajärjestelmän lisäksi virastolla on henkilöstöasioiden ja talousasioiden tietoaineistot (valtionhallinnon yhteinen Kieku-järjestelmä, jota ylläpitää Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Palkeet). Virantäyttöihin liittyviä hakemuksia käsitellään Palkeiden ylläpitämässä Valtiolle.fi –palvelussa. Oikeuskanslerinvirasto vastaa tietopyyntöihin, jotka koskevat näissä tietojärjestelmissä käsiteltäviä viraston tietoaineistoja.

Tieto- ja asiakirjapyynnöt lähetetään oikeuskanslerinviraston kirjaamoon ensisijaisesti sähköpostitse (kirjaamo@okv.fi). Kirjaamon muut yhteystiedot ovat: puhelin 02951 62902 ja postiosoite Oikeuskanslerinvirasto, PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO. Tietopyyntö voidaan myös jättää oikeuskanslerinvirastolle osoitettuna valtioneuvoston jakelukeskukseen osoitteeseen Ritarikatu 2B, Helsinki (avoinna klo 8-16.15).

Vireillä olevissa asioissa asiakirjojen julkisuutta koskevat asiat ratkaisee virastossa se, jonka ratkaistavana vireillä oleva asia on (oikeuskansleri, apulaisoikeuskansleri tai apulaisoikeuskanslerin sijainen). Jo päättyneissä asioissa asiakirjajulkisuudesta päättää oikeuskanslerinviraston kansliapäällikkö. 

Asiakirjakopioista ja tulosteista voidaan periä maksu siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 34 §:ssä säädetään ja valtioneuvoston oikeuskanslerin päätöksessä oikeuskanslerinviraston suoritteiden maksullisuudesta (17.11.2005) määrätään. Viraston on tarkoitus uudistaa maksupäätöksensä lähitulevaisuudessa.

Oikeuskanslerin laillisuusvalvonnan ratkaisukäytännöstä julkaistaan ratkaisuja oikeuskanslerinviraston verkkosivuilla suomeksi ja ruotsiksi (www.okv.fi) sekä Finlex-julkaisujärjestelmässä Valtioneuvoston oikeuskansleri -tietokannassa (www.finlex.fi/fi/viranomaiset/foka) suomeksi  ja ruotsiksi.