Ratkaisut

Asiakirjapyynnön käsittelyssä noudatettava julkisuuslakia

Diaarinumero: OKV/2033/1/2013 (näytä lisää...)
Lisädiaarinumerot: OKV/308/1/2014, OKV/962/1/2014, OKV/121/1/2014, OKV/1124/1/2014
Antopäivä: 3.9.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Henkilö pyysi kaupungilta tietoa kaupungin hänelle yksityiseltä toimijalta ostamaa palvelua toteuttavan työntekijän nimestä. Tietoa pyytäneelle oli kirjeellä sekä muistutukseen annetussa vastauksessa ilmoitettu, että kaupungilla ei ollut pyydettyä tietoa.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain menettelysäännöksiä on noudatettava asiakirjapyynnön käsittelyssä myös silloin, kun viranomaisella ei ole siltä pyydettyä tietoa. Asiakirjapyynnön käsittelyssä noudatettavasta menettelystä säädetään lähinnä julkisuuslain 14 ja 16 §:ssä.

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin huomiota velvollisuuteen noudattaa asiakirjapyynnön käsittelyssä julkisuuslain menettelysäännöksiä.

Työvoimapoliittista lausuntoa annettaessa noudatettava määräaikaa

Diaarinumero: OKV/2178/1/2013
Antopäivä: 29.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Työ- ja elinkeinotoimisto oli ylittänyt vajaalla kolmella viikolla säädetyn 30 päivän määräajan työvoimapoliittisen lausunnon antamisessa. Viivästys oli johtunut myös kyseistä TE-toimistoa koskeneesta vuoden 2013 työvoimahallinnon organisaatiomuutoksesta ja toimistolle annetuista uusista tehtävistä. Selvitysajankohtana lausuntojen käsittelyajat oli kuitenkin saatu merkittävästi lyhenemään ja vastaamaan asetuksessa säädettyä.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että määräajan noudattaminen on tärkeää, sillä asian viivytyksettömällä käsittelyllä on merkitystä hakijan perustoimeentulon kannalta. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti työ- ja elinkeinotoimiston huomiota vastaisen varalle säädetyn määräajan noudattamiseen työvoimapoliittisia lausuntoja annettaessa.

Eduskunnan kirjelmän esittelyn viivästyminen

Diaarinumero: OKV/13/50/2013
Antopäivä: 28.8.2014
Ratkaisija: Oikeuskansleri

Ympäristöministeriöstä esiteltiin valtioneuvoston yleisistunnossa eduskunnan kirjelmä tarkastusvaliokunnan mietinnöstä Rakennusten kosteus- ja homeongelmat (EK 5/2013 vp). Kirjelmä oli saapunut ympäristöministeriöön yli seitsemän kuukautta aikaisemmin.

Eduskunnan kirjelmät käsitellään valtioneuvoston ohjesäännön 3 §:n mukaan valtioneuvoston yleisistunnossa. Käsittelyn määräajasta ei ole säännöksiä tai ohjeita. Vakiintuneen käytännön mukaan kirjelmät on kuitenkin esiteltävä ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeuskansleri katsoi eduskunnan kirjelmän esittelyn viivästyneen kohtuulliseksi katsottavasta ajasta ja kiinnitti ympäristöministeriön huomiota huolellisuuteen ja joutuisuuteen kirjelmien esittelyssä.

okv_13_50_2013.pdf

Eduskunnan vastauksen esittelemisessä tapahtunut virhe

Diaarinumero: OKV/12/50/2013
Antopäivä: 28.8.2014
Ratkaisija: Oikeuskansleri

Tasavallan presidentin vahvistettua lain havaittiin, että lain vahvistaminen oli esitelty virheellisesti valtioneuvostolle ja tasavallan presidentille. Esittelylistoihin oli liitetty jo aikaisemmin vahvistetun, otsikoltaan saman lain tekstit. Virhe oli tapahtunut esittelylistan teknisessä valmistelussa ja se oli jäänyt huomaamatta asianomaiselta esittelijältä hänen tarkastaessaan esittelylistoja.

Virheen havaitsemisen jälkeen asianomainen ministeriö ryhtyi toimenpiteisiin virheen korjaamiseksi. Lain vahvistaminen esiteltiin uudelleen valtioneuvostolle ja tasavallan presidentille. Presidentti päätti poistaa aikaisemman päätöksen ja vahvisti lain eduskunnan vastauksen mukaisena. Virhe saatiin korjattua niin, että lain voimaantulo oikean sisältöisenä ei viivästynyt.

Oikeuskansleri katsoi ratkaisussaan, että perustuslain 118 §:ssä säädetty esittelijän vastuu sisältää lain vahvistamisen esittelyssä muun muassa sen, että laki vahvistetaan sellaisena kuin eduskunta on sen hyväksynyt. Esittelijä vastaa myös toisen henkilön toimenpiteistä esiteltävän asian valmistelussa.

Oikeuskansleri kiinnitti asianomaisen esittelijän vakavaa huomiota esittelylistojen laadinnassa ja tarkastamisessa vaadittavaan huolellisuuteen ja tarkkuuteen.

okv_12_50_2013.pdf

Virkanimityksen perusteleminen

Diaarinumero: OKV/1512/1/2012
Antopäivä: 22.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen tekemässä työ- ja elinkeinotoimiston johtajan virantäyttöä koskevassa nimitysmuistiossa ei ollut vertailtu hakijoiden ansioita keskenään eikä siitä ilmennyt, miksi tietyt hakijat valittiin haastatteluun. Muistiossa ei myöskään ollut vertailtu haastateltuja hakijoita keskenään eikä siitä ilmennyt, minkä vuoksi kaksi hakijoista oli katsottu hakijoista ansioituneimmiksi. Kyseisten hakijoiden ansioita ei ollut myöskään vertailtu keskenään. Ansioiden vertailun puuttumisen vuoksi muistiosta ei ilmennyt, minkä vuoksi virkaan nimitetty oli katsottu siihen ansioituneimmaksi eikä muistiosta siten ilmennyt nimityspäätöksen perustelut. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti nimityspäätöksen tehneen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ylijohtajan huomiota hallintolain 45 §:n säännökseen hallintopäätöksen perustelemisesta.

Toimeentulotukihakemuksen käsittelyn viivästyminen

Diaarinumero: OKV/967/1/2014
Antopäivä: 20.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Kantelija oli hakenut toimeentulotukea kaupungin sosiaalitoimeen 22.4.2014 jättämällään hakemuksella. Päätös toimeentulotuen myöntämisestä oli tehty 12.5.2014. Päätöstä ei ollut näin tehty viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä hakemuksen saapumisesta ja toimeentulotukiasian käsittelyssä oli siten laiminlyöty noudattaa toimeentulotuesta annetussa laissa säädettyjä käsittelyaikoja. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin perusturvalautakunnan huomiota toimeentulotukihakemusten viivytyksettömään käsittelyyn ja toimeentulotuesta annetussa laissa säädettyihin käsittelyaikoihin.

Asiakirjapyynnön muoto

Diaarinumero: OKV/1640/1/2012 (näytä lisää...)
Lisädiaarinumerot: OKV/1645/1/2013
Antopäivä: 19.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Kantelijan pyytäessä kaupungilta sähköpostitse asiakirjaa hänelle ilmoitettiin, että kaupungin vahvistaman menettelytavan mukaisesti ainakin asianosaisjulkisia asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt tulee tehdä tarkoitukseen laadittu lomake täyttämällä.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että viranomaiselle tehtyyn asiakirjapyyntöön sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain menettelysäännöksiä. Julkisuuslaissa ei ole säännöksiä siitä, että asiakirjapyyntö tulisi tehdä tietyssä muodossa tai edes kirjallisesti. Asiakirjapyyntö on siten vapaamuotoinen ja sen voi tehdä myös suullisesti. Julkisuuslaissa ei ole myöskään säännöksiä siitä, miten salassa pidettävää asiakirjaa pyydettäessä tarvittavat tiedot on annettava. Siten nekin voidaan antaa myös suullisesti.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että kaupungilla on harkintavaltaa asiakirjahallintonsa järjestämiseksi hyvän tiedonhallintatavan mukaiseksi. Sellaista menettelyä, että asiakirjapyyntöjä käsiteltäisiin vain silloin, kun ne oli tehty kyseistä lomaketta käyttäen, ei voitu pitää hyvän tiedonhallintatavan mukaisena. Näin edellyttäessään kaupunki asettaisi asiakirjapyynnön vireille panemiseksi sellaisia toimenpiteitä, jotka eivät perustu lakiin.

Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin huomiota asiakirjapyynnön vapaamuotoisuudesta lausumaansa.

Menettely asiakirjapyyntöä koskevassa asiassa

Diaarinumero: OKV/1650/1/2013
Antopäivä: 18.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Kantelija arvosteli poliisilaitoksen menettelyä asiakirjapyyntöään koskevassa asiassa. Poliisilaitos myönsi antaneensa kantelijalle puutteellista informaatiota siitä, mitä osioita kantelijalle annetun asiakirjan tiedoista oli peitetty ja näin ollen jätetty tälle antamatta. Saadun selvityksen perusteella näytti siltä, että kyse oli inhimillisestä erehdyksestä.

Apulaisoikeuskansleri totesi lisäksi, että kun kantelijalle ei ollut annettu kaikkia tietoja, olisi kantelijan tullut saada asia halutessaan viranomaisen, eli poliisilaitoksen ratkaistavaksi. Poliisilaitos oli tapauksessa lopulta antanut kantelijalle julkisuuslain mukaisen valituskelpoisen päätöksen vasta sen jälkeen, kun kantelija oli kahteen kertaan kannellut asiasta oikeuskanslerille.

Apulaisoikeuskansleri saattoi poliisilaitoksen tietoon esittämänsä näkemykset sen virheellisestä menettelystä ja kiinnitti sen vakavaa huomiota julkisuuslaissa säädettyihin velvollisuuksiin asiakirjapyynnön käsittelyssä.

okv_1650_1_2013.pdf

Julkisuuslain soveltaminen ammattikorkeakoulun opetushenkilöstön rekrytointiasiakirjoihin

Diaarinumero: OKV/1064/1/2012
Antopäivä: 18.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

Ammattikorkeakoulujen ylläpitäjinä voivat olla kunnat tai kuntayhtymät taikka yksityiset yhteisöt tai säätiöt. Kantelijan mukaan kuntien omistaman osakeyhtiön ylläpitämä yksityinen ammattikorkeakoulu ei antanut tietoa tehtäviin valittavista henkilöistä.

Ammattikorkeakoulun selvityksen mukaan kuntien muodostaman osakeyhtiön ylläpitämän ja siten yksityisen ammattikorkeakoulun rekrytointipäätökset eivät ole julkisia.

Ammattikorkeakoululain 41 §:n 2 momentin mukaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (julkisuuslaki) sovelletaan ammattikorkeakoulun ja sen ylläpitäjän ammattikorkeakoululain mukaiseen toimintaan. Lain 29 §:n 3 momentin mukaan ammattikorkeakoulu nimittää tai ottaa koulun henkilöstön ylintä johtoa lukuunottamatta.

Apulaisoikeuskansleri totesi, että ammattikorkeakoulujen suorittamassa rekrytoinnissa kyse on ammattikorkeakoululain mukaisesta toiminnasta. Korkeakoulujen opetushenkilöstön tulee täyttää lainsäädännössä asetetut kelpoisuusvaatimukset. Opetustehtäviin tulee valita pätevimmät ja ansioituneimmat hakijat. Nimitysesitysten ja -päätösten julkisuus mahdollistaa nimityspäätösten asianmukaisuuden valvonnan, jota tulee voida yhdenmukaisesti suorittaa oppilaitoksen ylläpitäjäyhteisön oikeudellisesta muodosta riippumatta. Se, että julkisuuslakia tulee ammattikorkeakoululain 41 §:n 2 momentin perusteella soveltaa myös yksityisten ammattikorkeakoulujen kyseisen lain 29 §:n 3 momentin nojalla tehtäviin opetushenkilöstön nimityspäätöksiin, vastaa julkisuuslain perustavoitteiden toteutumista sekä oppilaitosten ylläpitäjäyhteisöistä riippumatonta yhdenmukaisen menettelyn vaatimusta. 

Apulaisoikeuskansleri saattoi ammattikorkeakoululain 29 §:n mukaisia opettajantehtävien täyttöä koskevien asiakirjojen julkisuudesta esittämänsä näkemykset kyseisen ammattikorkeakoulun sekä opetus- ja kulttuuriministeriön tietoon.

Kunnanjohtajan menettely tiedusteluihin vastaamisessa

Diaarinumero: OKV/1802/1/2013
Antopäivä: 18.8.2014
Ratkaisija: Apulaisoikeuskansleri

A oli ottanut yhteyttä puhelimitse kunnanjohtajaan asumistaan koskevassa asiassa. Kunnanjohtaja oli luvannut palata asiaan seuraavana päivänä, mutta näin ei ollut tapahtunut. Kunnanjohtaja ei ollut myöskään vastannut A:n lähettämään kirjeeseen. Kirjeessä A vaati ensin asiaan vastausta seitsemän (7) päivän kuluessa, mutta totesi lopuksi kuitenkin, ettei odota kirjeeseen vastausta. Kirje oli myös siltä osin tulkinnanvarainen, ettei se sisältänyt varsinaista viranomaiselle osoitettua tiedustelua tai kysymystä, vaan ainoastaan kuntaan kohdistetun maksuvaatimuksen. Lisäksi A:lle oli jo aiemmin vastattu hänen esittämäänsä maksuvaatimukseen.

Apulaisoikeuskansleri totesi ratkaisussaan, että ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännössä on vakiintuneesti katsottu viranomaisen neuvontavelvollisuuteen kuuluvan, että viranomaisen ja viranhaltijan on vastattava toimivaltaansa kuuluvaan asialliseen ja riittävästi yksilöityyn tiedusteluun kohtuullisessa ajassa. Viranomaisella on kuitenkin tapauskohtaista harkinnanvaraa tiedusteluun annettavan vastauksen laajuuden ja perusteellisuuden arvioimisessa.

Apulaisoikeuskanslerin mukaan kun viranomaiselle eli tässä tapauksessa kunnanjohtajalle osoitetaan asiallinen ja viranomaisen toimivaltaan kuuluva kirjoitus, on hyvän hallinnon kannalta myönteisempää vastata kirjoittajalle esimerkiksi viittaamalla asiassa aiemmin annettuun vastaukseen tai muutoin lyhyesti kuin jättää kokonaan vastaamatta kirjoitukseen. A:n lähettämän kirjeen kaltaisen tulkinnanvaraisen kirjoituksen tulkitseminen kirjoittajan eduksi olisi ollut oikeudellisesti perusteltua.

Edellä mainittu huomioon ottaen apulaisoikeuskansleri kiinnitti kunnanjohtajan huomiota vastaisen varalle hallintolaissa säädettyyn viranomaisen ja viranhaltijan vastaamisvelvollisuuteen.